Читателят трябва да разбере какво очакваш. След темата и обръщението посочи повода, съществените факти и исканото действие. Завърши с приложенията, ако има такива, и с подпис.
Пиши „Моля да потвърдите получаването“
, а не само „За Ваше сведение“
, ако очакваш отговор. При оплакване опиши проверими факти и желания резултат, без предположения за чужди намерения. В протокол разграничавай „обсъдено“
от „решено“
и посочи отговорник и срок.
Учтивата форма има свои правила. Към един човек в официална кореспонденция пиши „Вие“
, „Ви“
, „Вас“
, „Ваш“
с главна буква. Глаголите и формите на -л са в множествено число: „Госпожо, Вие сте получили писмото“
. Прилагателните и страдателните причастия се съгласуват с човека: „Вие сте уведомена“
.
Точността не изисква дълги вериги от съществителни. „Изпращам отчета“
е достатъчно; „осъществявам изпращане“
обикновено не добавя смисъл.
Образците тук учат на общуване. Правилата и формулярите се променят; проверявай изискванията на конкретната институция.
| част | пример |
|---|---|
| тема | Потвърждение на участие |
| обръщение | Уважаема госпожо Петрова, |
| искане | Моля да потвърдите получаването. |
| приложение | Прилагам копие от писмото. |
| завършек | С уважение, |
Примери
Уважаема госпожо Петрова, изпращам Ви отчета за октомври.
Моля да потвърдите получаването на приложения файл.
Във връзка с Вашето писмо от 3 ноември прилагам исканото копие.
На 5 ноември получих поръчката, но в нея липсва една книга.
Решено бе отчетът да се предаде до петък; отговорник е Елена Петрова.
Госпожо Петрова, Вие сте получили уведомлението.
Бърз тест
Обръщаш се учтиво към една жена. Кое съгласуване е книжовно?
Вие сте получили писмото.
При учтиво„Вие“формата на -л е в множествено число.
Коя форма е правилна при учтиво обръщение към госпожа Петрова?
Вие сте уведомена.
Страдателното причастие на -н се съгласува с жената, за разлика от формите на -л.В кой ред имаш конкретно искане, а не само уведомяване?
Моля да потвърдите получаването.
„Да потвърдите“назовава действието, което очакваш от получателя.
В протокол „обсъдихме“
и „решихме“
означават, че е прието едно и също решение.
Невярно
Обсъждането не доказва взето решение. Отбележи отделно какво е решено.Кой текст е най-подходящ факт за начало на оплакване?
На 5 ноември получих поръчката с една липсваща книга.
Датата и липсващата книга могат да се проверят; намеренията са предположение.