C1 · Unit 4
Minutes and reports
Distinguish what was discussed, decided and assigned in a business text.
New words
recorded finding
implementation
to assign
to assign
agenda
under item one
persons present
decision taken
completion deadline
person responsible
dissenting opinion
subject of discussion
factual background
implementation report
adopted by a majority
in summary
proposal for action
minutes
"Водя протокола"
— I take the minutes.
decision
"Вземам решение"
= to make a decision.
administrative case file
voting result
is subject to checking
compiler’s signature
What did we actually decide?
Meeting chair
В черновата пише, че сме приели новия график единодушно.
The draft says we adopted the new schedule unanimously.
Ще коригирам: пет гласа за и два против.
I will correct it: five votes in favour and two against.
Meeting chair
А второто предложение приехме ли го?
Did we adopt the second proposal?
Не, само го обсъдихме. Ще го отбележа точно така.
No, we only discussed it. I will record it exactly that way.
Meeting chair
Кой ще подготви съобщението?
Who will prepare the announcement?
Възлага се на координатора да го подготви до 12 март.
The coordinator is assigned to prepare it by 12 March.
Meeting chair
Има ли особено мнение?
Is there a dissenting opinion?
Да, на Елена. Прилагам го към протокола.
Yes, Elena’s. I am attaching it to the minutes.
Meeting chair
В доклада отдели и констатациите от препоръките.
In the report, separate findings from recommendations too.
Ще ги сложа в отделни раздели. Така ще се чете по-лесно.
I will put them in separate sections. It will be easier to read that way.
Grammar
"Discussed" does not mean "decided". In minutes, "Възлага се на… да…"
links a task to a person responsible. Add a deadline. In a report, separate observations from recommendations so that a proposal is not presented as an adopted decision.
По точка първа беше обсъден новият график за залата.
Under item one, the new room schedule was discussed.
Предложението беше обсъдено, но не беше подложено на гласуване.
The proposal was discussed but was not put to a vote.
Examples
Решението се приема с пет гласа за и два против.
The decision is adopted by five votes in favour and two against.
Възлага се на координатора да подготви съобщение до 12 март.
The coordinator is assigned to prepare an announcement by 12 March.
Кой е посочен като отговорно лице?
Who is named as the person responsible?
В доклада отделяме констатациите от предложенията за действие.
In the report we separate findings from proposals for action.
Особеното мнение се прилага към протокола.
The dissenting opinion is attached to the minutes.
Липсата на въпроси не означава, че решението е прието единодушно.
The absence of questions does not mean that the decision was adopted unanimously.
Отчетът посочва изпълнените задачи и причините за забавянето.
The report identifies completed tasks and reasons for the delay.
Ще възложа проверката едва след като уточним нейния обхват.
I will assign the check only after we clarify its scope.