C1 · Unit 4
Official email etiquette
Write a clear subject line, a measured reminder and a precise request by email.
New words
privacy
email subject line
attached file
copied to
blind carbon copy
reply to all
please acknowledge receipt
thank you for your assistance
Yours sincerely
At the end of a formal letter, before your name.
following our conversation
allow me to remind you
a deadline convenient for you
brief clarification
wrong recipient
previous correspondence
out-of-office message
please confirm
recipient
confirmation
contact details
One reminder is enough
Centre coordinator
Трети ден чакаме потвърждение. Да напишем ли «СПЕШНО» в темата?
We have been waiting for confirmation for three days. Shall we put "URGENT" in the subject?
По-добре да посочим срещата и необходимия срок.
Better to state the meeting and the deadline we need.
Centre coordinator
Как да започнем писмото?
How should we begin the email?
С обръщение и връзка към предходното писмо.
With a greeting and a reference to the previous email.
Centre coordinator
Да включим ли целия екип в копие?
Shall we copy in the whole team?
Само колегите, за които информацията е необходима.
Only the colleagues who need the information.
Centre coordinator
Кой файл да прикачим? Имаме три варианта.
Which file should we attach? We have three versions.
Коригираната програма с дата в името.
The revised programme with the date in its filename.
Centre coordinator
Добре. Остави телефон за кратко уточнение.
Good. Leave a phone number for a brief clarification.
Ще го добавя в подписа и ще проверя получателя.
I will add it to the signature and check the recipient.
Grammar
In polite address to one person, capitalise "Вие"
, "Ви"
, "Вас"
. "Бихте ли потвърдили"
softens the request while keeping the action clear. The subject names the issue; the greeting and signature convey respect and identify the author.
В темата на писмото посочвам срещата и датата.
In the subject line, I specify the meeting and date.
Уважаема госпожо Петрова, изпращам коригираната програма.
Dear Ms Petrova, I am sending the revised programme.
Examples
В продължение на разговора ни прилагам последния вариант.
Following our conversation, I attach the latest version.
Бихте ли потвърдили получаването на прикачения файл?
Could you acknowledge receipt of the attached file?
Позволявам си да напомня за въпроса от 5 март.
Allow me to remind you of the enquiry of 5 March.
Не изпращайте отговор до всички, ако той засяга само един получател.
Do not reply to all if your answer concerns only one recipient.
Ако файлът не се отваря, моля да ме уведомите.
If the file will not open, please let me know.
Кой от прикачените файлове е актуалният?
Which of the attached files is the current one?
Благодаря за съдействието и оставам на разположение за уточнения.
Thank you for your assistance; I remain available for clarification.
Преди изпращане проверявам получателя, приложението и подписа.
Before sending, I check the recipient, attachment and signature.